Privacybeleid

1. Wie zijn wij

NotarisFlow is een product van AI Sprint Studio. Wij bieden een AI-gestuurde tool waarmee notariskantoren het proces van koopakte-voorbereiding kunnen versnellen. Dit privacybeleid beschrijft hoe wij omgaan met persoonsgegevens die via ons platform worden verwerkt.

2. Welke gegevens verwerken wij

NotarisFlow verwerkt de documenten die notariskantoren uploaden ten behoeve van koopakte-voorbereiding. Deze documenten kunnen de volgende persoonsgegevens bevatten:

• Namen en contactgegevens van kopers en verkopers
• Adressen en kadastrale gegevens
• Financiële gegevens (koopprijs, hypotheek, WOZ-waarde)
• Burgerlijke staat en geboortedatum

Daarnaast verwerken wij gegevens van gebruikers van het platform: naam, e-mailadres en kantoorgegevens.

3. Rolverdeling

Het notariskantoor is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens in de dossiers. NotarisFlow treedt op als verwerker en verwerkt gegevens uitsluitend in opdracht van het kantoor. Wij bieden standaard een verwerkersovereenkomst aan.

4. Waar wordt uw data opgeslagen

Documenten en gegevens worden opgeslagen op servers in de Europese Unie (AWS, Frankfurt). Voor de AI-extractie worden documenten verwerkt door Anthropic (Claude). Er zijn contractuele waarborgen (DPA en Standard Contractual Clauses) met alle verwerkers. Gegevens worden niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen.

5. Sub-verwerkers

• Supabase (AWS Frankfurt)— database en bestandsopslag (EU)
• Anthropic— AI-verwerking voor data-extractie (DPA en SCCs van toepassing)
• Vercel— hosting van de webapplicatie

6. Bewaartermijnen

Dossiergegevens worden bewaard zolang het notariskantoor een actief abonnement heeft. Na beëindiging worden gegevens binnen 90 dagen verwijderd, tenzij anders overeengekomen. Het notariskantoor kan te allen tijde verzoeken om verwijdering van specifieke dossiers.

7. Beveiliging

• Versleuteling van data in transit (TLS) en in opslag
• Kantoor-isolatie: elk kantoor heeft een volledig gescheiden omgeving (Row Level Security)
• Toegang op basis van rollen en authenticatie
• Audit trail bij wijzigingen aan dossiergegevens

8. Uw rechten

Betrokkenen (kopers/verkopers) kunnen via het notariskantoor een beroep doen op hun AVG-rechten: inzage, rectificatie, verwijdering en overdraagbaarheid. Wij ondersteunen het kantoor bij het uitvoeren van deze verzoeken.

9. Contact

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van persoonsgegevens? Neem contact met ons op via +31 6 1440 9210.